O processo de negociação normalmente envolve uma aproximação entre as partes. Esta proximidade permite apresentar em detalhes cada componente das soluções, serve ainda para que sejam levantados os requisitos específicos de cada cliente e finalmente, permite que seja possível orçar os investimentos necessários.
Todas as negociações da Portaria do Futuro seguem um fluxo padronizado de etapas, que consiste em:
► Processo de prospecção e negociação. Envolve apresentar a solução ao cliente, levantar requisitos e apresentar proposta técnica e comercial para implantação.
► Aprovação do cliente. O projeto permanece nesta etapa até que esteja adequado aos requisitos do cliente.
► Preparação da infraestrutura no cliente. Consiste em adequar as instalações do cliente, normalmente relacionado à infraestrutura de internet e cabeamentos para comunicação nos pontos de monitoramento de acesso.
► Instalação e configuração do sistema. Para colocar o sistema em funcionamento no cliente, envolvendo configurações de software, equipamentos e conexão/comunicação com o banco de dados central da Portaria do Futuro.
► Implantação do controle de acesso. Onde estão previstas as atividades de treinamento da equipe da portaria (quando a modalidade de atendimento for local e não remota) e cadastramento dos usuários que têm acesso frequente (moradores, funcionários do condomínio e empregados domésticos das unidades).
► Treinamento dos usuários. Para apresentar o funcionamento e treinar os usuários na prática. São fornecidos guias simplificados de operação do sistema, para serem distribuídos pelos usuários.
► Sistema em funcionamento. O processo é considerado concluído quando o sistema estiver em funcionamento e operando com os usuários do cliente.